オンラインで会議やミーティングを行う機会が増えてきました。
オンライン会議には、従来の会議とは違った利便性があります。
- 時間が節約できる
場所の設定、移動時間などを考える必要がない - 経費が節約できる
(会場費や移動コストがかからない) - 資料や議事録をペーパーレスで共有できる
(印刷・配布の手間がかからない)
Zoomがよく使われる理由
オンライン会議ツールの中で、使われることが多いのが、Zoomです。
「オンライン会議=Zoom」と思い浮かべる人も多いのではないでしょうか。
- 誰もが知っている=利用者が多い
- 端末を選ばない
(スマホ・タブレット・パソコン、どれでも利用可能) - 操作が簡単
- ホスト(主催者)でなければ、アカウントがなくても使える
こういったメリットがあるため、Zoomはオンライン会議の代名詞的存在になりました。
この記事では、Zoomの使い方をまとめてみました。
使い慣れている人も、おさらいのつもりで読んでみてください。
Zoomの事前準備
オンライン会議にのぞむ前に、しっかり準備をしましょう。
つながらない・音が聞こえない・映らないといったトラブルを防ぐことができます。
アプリのアップデートを確認する
古いバージョンを使うと、不具合が起こりやすくなります。
Zoomは頻繁にアプリのバージョンアップを行っています。
セキュリティ対策のためにも、常に最新バージョンを使うようにしましょう。
- Zoomの最初の画面の右上にあるプロフィールアイコンをクリックします。
- メニューの中から「アップデートを確認」をクリックします。
- アップデートがある場合は、「更新の利用可能」と表示されるので、右下の「更新」ボタンをクリックし、アップデートを開始します。
- アップデートが終わると、自動でZoomアプリが再起動します。
音声をチェックする
会議の音がスピーカーから聞こえるか、会議で自分の声がどのように聞こえるか、確認しておきましょう。
- Zoo最初の画面の右上にある歯車ボタンをクリックします。
- 設定画面が開くので、「オーディオ」タブをクリックします。
- 「スピーカーのテスト」「マイクのテスト」ボタンを押し、音声をチェックします。
カメラをチェックする
自分の顔が会議でどう見えるか、カメラを確認しておきましょう。
- Zoomの最初の画面の右上にある歯車ボタンをクリックします。
- 設定画面が開くので、「ビデオ」タブをクリックします。
- オンライン会議に映る映像が表示されるので、映り具合を確認します。
自分の顔が暗く映ってしまうときは・・・
後ろから光が当たり、顔が影になってしまうのが原因です(「逆光」といいます)。
これを防ぐには、顔の正面から光が当たるようにする必要があります。
- 昼間の屋内の場合、パソコンの向きを変え、窓の方を見るようにする(外からの光が自分の顔に当たるようにする)。
- パソコンが動かせないときは、カーテンを閉め、中の照明の光だけにする。
- 天井の照明が後ろから当たっていて、なおかつパソコンが動かせないときは、自分の正面にライトを起き、顔に向ける(スタンドライトやスマートフォンのライトなどを使う)
Zoomの基本的な使い方
次に、オンライン会議の基本的な使い方を紹介します。
自分が話さないときはマイクを切る
会議中、自分が話さないときはマイクをオフ(ミュート)にしておきましょう。
特に、自宅でオンライン会議に参加するとき、家族の声や来客のチャイムなどが入ってしまうことがあります。
ミュートは意外と忘れがちですので、マイクのオンオフ切り替えのショートカットを覚えてきましょう。
- Macの場合:Command(⌘)+Shift+A
- Windowsの場合:Alt+A
このショートカットで、ミュートのON・OFFを切り替えることができます。
チャット機能でメッセージを送る、メモを共有する
会議中、別の人が話しているとき、
「Aさんにひとこと伝えたい」
「Bさんにだけ質問したい」
といった場面があります。
Zoomにはチャット機能があり、会議中に特定の人とメッセージをやりとりできます。
メッセージは全員に送ることもできますので、短いメモを共有したいときにも使える機能です。
事前に、ホスト(主催者)に、チャット画面の表示をお願いしておきましょう。
画面の表示(レイアウト)を切り替える
会議画面の右上にビューの切り替えボタンがあります。
このボタンで、画面表示のレイアウトを切り替えることができます。
アクティブスピーカービュー
話している人がメインで大きく表示されるので、会議でよく使われるレイアウトです。
Zoomは、マイクから出る音の大きさで表示する人を決めているようです。
在宅のテレワークの場合、家族やペットの大きな声がマイクに入り、話していないのに大きく表示されることも。
自分が話さないときは、必ずミュートにしておきましょう。
ギャラリービュー
グリット表示で会議参加者を表示するレイアウトです。最大49人まで表示できます。
大人数の会議や、オンライン飲み会で使うことの多いレイアウトです。
![](https://gadget.jungo.jp/wp-content/uploads/zoom-host-300x158.png)
テレワーク(在宅ワーク・リモートワーク)で覚えておきたい便利な使い方
自分の部屋を隠す
自宅でオンライン会議に参加するとき、どうしても部屋が映ってしまいます。
背景が壁やカーテンだけなら良いですが、生活感を見せたくないときもありますよね。
Zoomのパソコンアプリは、背景を自分の好きな画像に変更できます。
人物以外の映像を壁紙画像で隠してしまいましょう。
具体的な方法は、次の記事をご覧ください。
![](https://gadget.jungo.jp/wp-content/uploads/zoom-host-300x158.png)
ミーティングのスケジュールをカレンダーに表示する
普段使っているカレンダーアプリに、会議の日程や内容を追加できます。
会議のURLも表示されるので、開始時間になったら、そこからオンライン会議に参加できます。
Zoomアプリを開いて、参加予定のミーティングをクリックし、カレンダーと統合するだけです。
この機能は、Googleカレンダー、WindowsやMacのカレンダーに対応しています。
オンライン会議を快適にするアイテム
必須ではありませんが、次のアイテムがあると、オンライン会議がより快適になります。
ヘッドセット
快適な会議を行うために、ヘッドセットを用意しましょう。
ヘッドセットは、ヘッドホンにマイクが付いたものです。
耳元で会議の声が聞こえるので、聞き漏らしがありません。
また、マイクを口元に固定できるので、安定した声を配信できます。
おすすめは、ワイヤレスのヘッドセット。
コードが絡まないので快適に使えます。
ロジクール ヘッドセット パソコン用 H600r ワイヤレス接続
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ヘッドセットは、見た目がゴツいからイマイチなんだよな…
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そんな方には、ワイヤレスイヤホンをおすすめします。
代表的なワイヤレスイヤホンは、アップルのAirPods(エアポッズ)です。
耳栓のような見た目なので、画面上で目立たないのが良いですね。
マイク付きなので、自分の声もきちんと拾ってくれます。
会議以外にも、スマートフォンにつないで音楽や動画鑑賞にも使えるので便利です。
外部音声の設定をすると、ヘッドセットやワイヤレスイヤホンをZoomで使えます。
- Zoomの最初の画面の右上にある歯車ボタンをクリック。
- 設定画面が開くので、「オーディオ」タブをクリック。
- スピーカー・マイクの選択メニューで、それぞれの製品名をクリック(ワイヤレスイヤホンの場合は、事前にBluetooth接続をしておきます)。
ウェブカメラ
パソコンの標準で付いているカメラは画質が低いものが多いです。
部屋が暗いと映りが悪くなってしまうことも。
ウェブカメラを使うと画質を改善できるので、こちらの表情が見やすくなり、コミュニケーションがスムーズになります。
- Zoomの最初の画面の右上にある歯車ボタンをクリック。
- 設定画面が開くので、「ビデオ」タブをクリック。
- カメラの選択メニューで、使いたいウェブカメラをクリック。
Zoomでミーティングを主催する立場になったときは・・・
Zoomを使っていると、会議を主催することもあります。
ホスト(主催者)になったときに便利な使い方を別記事で紹介しています。ミーティングを主催する立場になったとき、ご参考ください。
![](https://gadget.jungo.jp/wp-content/uploads/zoom-host-300x158.png)
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